Эксперты рассказали о сложностях закупок для строительных компаний

Во всех постсоветских странах строительство традиционно считается довольно закрытым бизнесом. Но все меняется. Репутация в деловом мире никогда не была столь важна, как сегодня, особенно во время конкуренции и уменьшения спроса из-за корона-кризиса. Поэтому эксперты уверены: чтобы выжить, строительному бизнесу необходимо обратить особое внимание на отделы закупок и прозрачность своих цепей поставок.

Особенности закупок для строительных компаний

Эксперты считают, что основные особенности закупок для строительных компаний связаны с необходимостью непрерывности цикла строительства объектов. Поэтому в управлении цепочками поставок (SCM) крайне важна точность и правильная оптимизация всех этапов, таких как: закупка — график поставок — факт поставки с контрольными точками выполнения заказов. Главный принцип тут: закупки должны осуществляться "точно в срок", поэтому особую важность в строительной сфере играет выбор поставщика.

Кратко и по делу в Telegram

Глава компании IPSM Марина Трепова уверена: в закупках для строительных компаний крайне важно понимать, чем именно отличается генеральный подрядчик от обычного.

В определенном смысле на генеральном подрядчике больше обязанностей перед вашей компанией. Часть работы заказчика перекладывается на генподрядчика и именно за это ему платят. Поэтому специалисту по закупкам нужно четко знать, какие задачи стоят перед генподрядчиком и, соответственно, спрашивать с него их выполнение. Ответственность сторон и задачи должны быть четко прописаны в договоре.

Тщательная проверка смет, использованных материалов, фактического выполнения работ требуется для всех подрядчиков. Увы, не каждый специалист "зацикливается" на таких вещах и углубляется. Но делать это, по мнению Марины Треповой, просто необходимо, хотя и нелегко.

О сложностях в закупках для строительных компаний: что надо знать?

Эксперты единогласны: самое сложное в закупках по данному направлению — правильное формирование стоимости и ее контроль. Причем отдельно работ и отдельно материалов. Часто поставщик специально занижает стоимость там, где заказчику (строительной компании) хорошо "видно" (то есть в той части сметы, которую легче проверить). Зато там, где проверить сложнее — "прячут" дополнительные затраты. По мнению Марины Треповой, именно поэтому нужно обязательно обращать внимание на самые большие расходы в разных категориях. То есть закупки, на которые тратится наибольшее количество денег, должны быть абсолютно для вас понятны и прозрачны. Именно тут нужно "копать" и анализировать затраты. Особенно, если закупками занимается генеральный подрядчик самостоятельно.

Если же заказчик (строительная компания) напрямую занимается закупками и управлением поставщиками, то сложными тут обычно считаются закупки нестандартного оборудования и декоративных изделий, которые являются индивидуальной собственностью. Но все равно, все всегда упирается в добросовестного подрядчика и его поиск.

Выбор поставщика — дело тонкое

Для начала эксперты советуют проанализировать рынок поставщиков. После чего, проверить его по всем основным информационным базам. Если решение о выборе поставщика принято — стоит провести выездную проверку. Рекомендуется обращать внимание на все составляющие: финансовую историю, состояние предприятия, количество людей с профессиональными навыками, наличие промышленной техники (как собственно предприятия, так и арендованной). Если техника арендована, стоит проверить договора аренды по срокам.

"В первую очередь, стоит смотреть на репутацию и сданные проекты. В поставщике важна открытость и готовность при необходимости честно показывать свои сметы, искать возможности для оптимизации стоимости", — говорит Марина Трепова.

Искусство проведения тендера закупок для строительной компании

Турал Вазиров, руководитель отдела закупок в PMD Projects (Азербайджан), делился опытом на Первой международной конференции по закупкам и цепи поставок: умение выбрать лучшего партнера — это не про выбор предложения с самой низкой ценой, это про множество составляющих. И лучший способ найти нужную компанию — тендер.

Для начала, на стадии пред-квалификации, тщательно проверяем статус компании-поставщика, ее "реальность и легальность", все ли сотрудники работают официально.

Затем проверяется техническая и юридическая база поставщика: лицензии, наличие актов сдачи выполненных работ, рекомендательные письма. А также — финансовое положение потенциального партнера: присутствуют ли задолженности перед государством или заказчиками?

Некоторые заказчики просят поставщика заполнить специальный опросный лист, в котором последние указывают максимум данных. Все для того, чтобы исключить малейшее влияние на итоги тендеров, любой потенциальный риск слива информации. Также в опроснике уточняется, были ли у компании проблемы с законодательством, судебные тяжбы с другими заказчиками. Все данные, конечно, должны проверятся. И наконец, если заказчику все подходит, проверки пройдены успешно — поставщик пропускается дальше и получает запрос на сотрудничество.

Читайте также: Как можно было "предвидеть" пандемию и обезопасить свою цепь поставок

На основе дальнейшего скоринга появляется сжатый список компаний и проводится последний тур. Например, можно пригласить трех лучших претендентов и встретиться с ними в разных комнатах в одно и то же время, чтобы не было слива информации. Обсуждаются все условия тендера, технические и финансовые стороны, претенденты подтверждают готовность работать и утверждается финальная цена. В закрытом конверте ее держат до определенного момента.

Потом конверты открываются и определяется победитель. Для того чтобы тендер точно был прозрачен, решения должны приниматься не одним человеком, а целой командой, чтобы избежать злоупотреблений.

Конечно, бывают случаи, когда компании демпингуют для того, чтобы получить заказ. К примеру, поставщик взял заказ, начал работать, а потом говорит: "не хватает денег, мы кое-что не учли" и уже после — поднимает оплату. Поэтому так важно тщательно выбирать поставщика и его "историю": вряд ли если компания делала аналогичные проекты "за дорого", для вас сделает очень большое исключение.

Не последнюю роль для строительной компании сегодня будет играть риск-менеджмент. Самый частый "форс-мажор" тут — это не вовремя сданный объект. К нему способны привести разные факторы: пожар на производстве, кризис по типу пандемии, банкротство — без разницы. Но чтобы такого не произошло, важно вооружиться шорт-листом из поставщиков-партнеров, которые смогут быть "на подхвате" и с которыми подписаны хоть какие-то контракты по сотрудничеству.

Больше о тонкостях закупок в разных категориях, риск-менеджменте, прогнозировании и планировании спроса в цепи поставок — можно будет узнать на международной онлайн-конференции "Эффективные закупки и поставки 2020. Новая реальность", которая состоится 20-22 октября 2020 года.

Источник