7 лайфхаков по работе с электронной почтой

Десятки, а порой и сотни писем каждый день. Иногда мы тратим на обработку электронной почты неоправданно много времени. Так что, отказаться от нее вообще? Конечно нет. Эта технология — эффективный инструмент. Но только тогда, когда вы используете его правильно.

Первое, что вам нужно сделать, — отделить письма, которые отправляются вам лично, от тех, в которых ваш адрес стоит в копии. Первые гораздо важнее и касаются вас непосредственно. Предлагаем семь лайфхаков, которые помогут вам расставить приоритеты в электронной почте и освободить массу времени для других задач.

Подпишитесь на канал DELO.UA

Используйте фильтрацию. Отфильтровывайте рассылки, отчеты, служебные записки, текущую переписку (которая не касается вас напрямую) и письма, направленные непосредственно вам. Обрабатывайте только последние — остальное можете даже не читать. Вы можете настроить почтовый ящик или почтовый сервер (зависит от возможностей сервера), и после настройки фильтров все входящие письма будут автоматически распределяться по папкам.

Отфильтруйте конкретного отправителя. В ваших контактах есть кто-то, кому нравится отправлять / пересылать вам электронные письма, независимо от того, относится ли материал к вам или нет? Поместите его в черный список, отфильтровав в специальную папку.

Читайте также: Secret Google: 10 неизвестных плагинов и приложений для работы и удовольствия

Запланируйте определенное время для просмотра папок с учетом следующего критерия: если вы можете продолжать полноценно работать, не читая письма, не читайте их. Определите время после того, как вы закончите выполнять свои задачи, и просмотрите почту. Вы не обязаны отвечать отправителю, если ваш адрес находится в копии письма.

Читайте электронные письма как цепочку. Если в электронном письме много адресатов, в нем может быть много ответов. Читая цепочку писем, вы сразу можете увидеть полную картину.

Не отвечайте на все электронные письма, особенно если ваш адрес стоит в копии. Помните, что время занимает не чтение почты, а ответы на сообщения. Чтобы ответить, вам нужно внимательно прочитать, обдумать написанное и описать свое видение вопроса. Так что не отвечайте на сообщение, за исключением случаев, когда это действительно необходимо.

Читайте также: Срочно в мусор: Что нужно удалить из своего резюме

Если вы не можете ответить на письмо сразу, переместите его в папку @Reply. После того, как вы прочитали электронное письмо, вам нужно ответить отправителю, но если вы не можете сделать это прямо сейчас, переместите письмо его в другую папку. Если вы этого не сделаете, позже вам придется вспоминать, что вы должны сделать с этим письмом. Вы потратите гораздо больше времени, чем в том случае, когда все письма, требующие вашего ответа, будут находиться в одной папке.

Если вы не можете прочитать письмо сразу, переместите его в папку @Read. По той же причине, что и в предыдущем совете, если вы быстро просмотрели письмо и решили, что вам нужно вернуться к его изучению позже, переместите его вручную в папку @Read, а затем запланируйте время для работы с этой папкой.

Попробуйте воспользоваться этими советами, и с большой вероятностью вы серьезно разгрузите себя в работе с электронной почтой. А значит, освободите больше времени для решения других задач.

Источник