10 работающих советов по управлению временем и достижению результата

Мы не можем увеличить количество часов в сутках ни на одну секунду, но мы можем сделать так, чтобы каждая секунда в сутках использовалась с максимальной пользой для нас. А для этого нужно понять: на что, как и зачем мы тратим свое время. Мы выделили десять важных процессов, которые помогут вам это сделать.

1. Определите свою миссию

Прежде чем вы научитесь эффективно управлять своим временем, необходимо понять ваше "зачем", которое мотивирует ваше "что", и только потом переходить к постановке целей.

Подписывайся на самые важные новости в Telegram

Начните с определения личной миссии — опишите не только то, что вы хотите делать, но и зачем (почему) вы хотите это делать. Например, вы хотите начать продавать бургеры. Отличная цель. Но в чем ваша миссия? Чтобы сделать людей счастливее? Чтобы познакомить их поближе? Чтобы оставить после себя наследие?

Определив миссию, вы сможете установить более разумные цели, что в свою очередь поможет вам работать более продуктивно. Все, что не приближает вас к реализации этой миссии, не стоит вашего времени.

2. Практикуйтесь в том, чтобы говорить "нет"

Многие из нас сегодня подвержены синдрому FOMO (упущенной выгоды). Мы боимся пропустить интересный проект, не быть приглашенными на вечеринку, не посмотреть премьеру очередного раскрученного фильма… Такой подход может быть полезен, когда вы только начинаете входить в новую отрасль и вам необходимо быть везде и всегда. Но в этом есть определенная опасность: чем больше вы будете брать на себя, тем меньше времени у вас останется на то, что для вас действительно важно.

Если ваша цель — лучше управлять своим временем, начните рассматривать его как ограниченный ресурс и тратить его с умом. Не расходуйте его на людей или проекты, которые не служат вашей общей миссии и целям. Поначалу говорить "нет" может быть трудно. Но если вы будете отбирать возможность, используя фильтр своей миссии, вы сэкономите для себя массу времени.

3. Определите, как вы используете свое время сейчас

Как вы думаете, насколько вы продуктивны? Какого качества работа, которую вы производите? Эти вопросы могут показаться слишком расплывчатыми, пока их не сопоставишь с реальными количественными данными.

Начните с планирования на неделю и отслеживайте с точностью до часа, на что вы тратите свое время. Например, вы можете обнаружить, что проводите в социальных сетях намного больше времени, чем думали, или что вы тратите слишком много минут в день, обдумывая, что написать в электронном письме. После того, как вы увидите реальную картину, вы сможете внести необходимые корректировки.

Читайте также: Без спешки: 7 ошибок, снижающих продуктивность

4. Применяйте рациональный подход к использованию энергии

В нашем мире возводятся в культ те, кто встает на рассвете и ложится отдыхать за полночь. Но ключ к управлению временем не в том, чтобы жертвовать сном во имя выполнения очередной сверхзадачи. Ключ в определении времени собственной максимальной продуктивности. В какое время суток вы наиболее наполнены энергией? Распределяйте задачи в соответствии с собственным режимом. Когда вы наиболее креативны и вдохновлены? Когда вы наиболее сосредоточены?

Время наибольшей концентрации и энергии используйте для решения самых сложных и важных задач. А время пониженного энергетического заряда посвящайте текущим вопросам, административным задачам, ответам на письма и т.п.

5. Используйте макро- и микропланирование

Попробуйте во второй половине дня воскресенья выбрать полчаса и запланировать все, что вам нужно завершить до конца следующей недели. А затем разбейте каждую задачу на шаги, запланированные по времени.

Планирование на макроуровне позволяет вам сосредоточиться на том, что приближает вас к вашей главной цели. Планирование на микроуровне помогает вам распределить время на проекты и задачи, которые являются конкретными шагами к реализации промежуточных целей.

Например, прежде чем отправиться на встречу, составьте список тем для обсуждения и целей, которых вы хотите достичь. Это поможет вам сосредоточиться на общей картине и сэкономит минуты или даже часы, необходимые для выполнения дел.

6. Минимизируйте отвлекающие факторы

Речь идет обо всем, что может отвлекать вас от выполнения текущей задачи. Например, вы работаете над презентацией, но каждые 10 минут прерываетесь, чтобы проверить почту. Чтение писем и ответ на них — это часть вашей работы, но в процессе создания презентации она отвлекает вас от основной задачи. Как следствие, вы всего наполовину выполняете одну задачу и наполовину другу. Это значит, что вы не полностью вовлечены ни в одну из них — то есть, вы тратите вдвое больше времени на то, что сделать вдвое меньше.

Избавляйтесь от всех отвлекающих факторов, чтобы полностью отдаться тому, что сейчас действительно требует вашего внимания.

7. Избегайте многозадачности

Отвечаете ли вы на электронное письмо во время разговора по телефону или переключаетесь между проектами, вам может казаться, что вы извлекаете максимум пользы из своего времени, выполняя несколько задач одновременно. Но на самом деле, чем больше умственных "вкладок" вы открываете, тем меньше вы в действительности можете сосредоточиться на каждой из них.

По мнению экспертов, переключение между несколькими задачами одновременно тратит энергию на акт переключения передач, а не на фактические текущие задачи. Мало того, такой подход не позволит вам войти в состояние потока, необходимого для высокой продуктивности.

8. Подумайте о "себе будущем"

Наши сегодняшние решения влияют на то, как будет проходить завтрашний день. То, как вы тратите свои минуты и часы, имеет долгосрочное влияние, потому что уменьшает количество времени, доступное вам в будущем, на выполнение других дел и, что не менее важно, на перерывы и отдых.

Итак, если вам сложно управлять своим временем, переключите внимание на себя в будущем. Думая о том, что то, что вы делаете сейчас, поможет или помешает вам в будущем, вы сфокусируете свое внимание и расширите понимание того, как ваши решения повлияют на вас завтра.

Читайте также: Передай дальше: 9 простых способов делегировать задачи и делать больше

9. Не путайте срочность и важность

Каждый день у нас много важных дел. Но это не обязательно означает, что все они срочные. Срочные дела требуют немедленного внимания и действий, в то время как просто важные задачи имеют более серьезные последствия, но, возможно, нет нужды завершать их немедленно.

Чтобы максимально использовать свое время, всегда сосредотачивайтесь на задачах, которые срочные и важные одновременно. После этого переходите к решению срочных задач, а затем к решению важных, но не срочных.

10. Делайте перерывы

Для оптимальной продуктивности вашему мозгу иногда нужны паузы. Некоторые исследования рекомендуют работать в течение 52 минут, а затем делать перерыв на 17 минут. Но это не аксиома. Многое зависит от наполнения работы и индивидуальных характеристик человека.

Поскольку умственные способности у всех разные, ваше оптимальное время для перерыва тоже будет разным. Суть в том, чтобы давать мозгу отдых после серьезной нагрузки — "перезагружать систему". В идеале планируйте перерывы заранее и используйте их для чего-то совершенно не связанного с работой — гуляйте, ходите вверх и вниз по лестнице, позвоните другу или любимому человеку, потанцуйте…

После такого перерыва вы не только вернетесь к работе более бодрым и мотивированным, но и начнете чувствовать, что у вас есть больше времени, чем если бы вы вообще не отрывались от работы.

Тайм-менеджмент — важный жизненный навык, которому нужно учиться. Его не выработаешь за день и даже за месяц. Это процесс, в котором есть попытки, ошибки и успехи. Найдите оптимальный вариант для себя, и вы удивитесь, как много вы можете сделать за день и как спокойно вы сможете достигать результатов.

Источник